Die e-Mail Signatur ist praktisch die Online-Visitenkarte

Ich kriege immer wieder geschäftliche e-Mails, bei denen ich denke: Der Absender macht sich offenbar überhaupt keine Gedanken drüber, wie die Signatur auf den Empfänger wirkt.

Die Signatur, das sind die Kontaktinformationen, die nach “mit freundlichen Grüßen” und der Unterschrift kommen. Dafür gibt es gesetzliche Regeln, die man im geschäftlichen e-Mail Verkehr beachten muss. Die sollte man auch unbedingt beachten. Das ist wichtig; darum geht es mir hier aber nicht.

Ich wunder mich über manche Sachen, die Leute zusätzlich in ihren Signaturen so haben.

Die Palette geht da von

  • der buddhistischen Weisheit bis zur Werbung für’s Lieblingshundefutter,
  • über Rechtschreibfehler-Disclaimer “.. Fehler sind keinesfalls zufällig, sondern zur Unterhaltung des Lesers eingebaut”,
  • bis hin zu aufdringlicher Werbung der Plattform, die die e-Mails “hosted” (holen auch Sie sich jetzt Ihren Account bei XYX).

Bei privaten e-Mails ist das kein Problem. Man kennt sich, weiß was man vom anderen zu halten hat, und das Kokettieren mit “ich bin zu faul, die Rechtschreibfehler raus zu machen”, hat da vielleicht sogar was charmantes. Privat.

Geschäftlich sieht das ganz anders aus. Da ist die e-Mail Signatur unsere Visitenkarte. Und wer würde auf seiner geschäftlichen Visitenkarte auch noch Werbung für Hundefutter machen? Ich kann mich auch nicht erinnern, jemals eine geschäftliche Visitenkarte in der Hand gehabt zu haben, in der Werbung für die Visitenkartendruckerei (das Pendant zum kostenlosen e-Mail-Hoster) drauf war.

Der Grund liegt auf der Hand: Die Visitenkarte in der Hand des anderen, ist oft sein erster Kontakt mit uns. Es ist entscheidend, was er da sieht und wie es wirkt. Es ist bekanntlich sehr schwer, einen einmal versauten ersten Eindruck zu korrigieren.

Wie sieht eine gute e-Mail Signatur aus?

Das ist ein bißchen Geschmacksache. Ich zum Beispiel mag es “spartanisch”, zumindest in meiner Signatur:

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       Akquise- & Marketing-Berater * Gerold Braun
       Landauer Strasse 44, D-76833 Böchingen
       www.geroldbraun.de | kontakt@geroldbraun.de
       USt-IdNr. DE220875234 | Tel: 06341 - 960716

Ich würde da höchstens noch wirklich relevante Info dazu stellen. Zum Beispiel “von unterwegs via Handy gesendet”, um verständlich zu machen, weshalb ich vielleicht nur knapp geantwortet habe.

Was man gestalterisch aber alles machen kann, wenn man will, da gibt es im Smashing Magazin richtig gute Ideen.

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