Monat: Februar 2010

• . und Sie können es übrigens vielleicht auch schon bald haben*

Unter den sehr guten Verkäufern findet man die unterschiedlichsten Typen. Es gibt herzliche, kühle, lässige und förmliche. Es gibt agile und eher stoische. Es gibt solche, die ganz offensichtlich ein Programm abspulen und solche, bei denen man nicht sieht, was sie genau tun. Es ist gar nicht so einfach, da Gemeinsamkeiten zu entdecken. Aber, es gibt sie.

Und es gibt sogar eine, die ausnahmslos auf alle zutrifft. Die besten Verkäufer, die ich kennen gelernt habe, waren auch ausnahmslos gute „Notizenmacher“. Wovon ich hier spreche ist nicht der Verkauf “Ware über den Tresen schieben und Geld kassieren”; ich meine hier mit Verkauf die Geschäfts-Verhandlung, bei der der Käufer beraten werden will oder muss, weil er mit dem Kauf eine wichtige und weitreichende Entscheidung trifft. 

Warum machen Top-Verkäufer Notizen?

Es gibt nicht nur einen, sondern gleich 3 sehr gute Gründe, weshalb Verkäufer im Verkaufsgespräch Notizen machen sollten. 

1. Sie fokussieren sich automatisch auf das was der Kunde sagt. Mit anderen Worten: Sie hören sehr gut zu.  
2. Sie entlasten Ihr Gehirn von Fakten (die Sie sich nicht merken müssen, weil Sie sie notieren) und können sich empathisch auf den Kunden einlassen.
3. Sie zeigen dem Kunden, dass das was er sagt so wichtig für Sie ist, dass Sie es aufschreiben.

Und wenn wir da noch mal und ganz genau hinschauen, dann stehen da schon 3 Merkmale, die den sehr guten Verkäufer ausmachen.

Übrigens: Ist Ihnen schon mal aufgefallen, dass Ihr Arzt bei der Anamnese, also Ihrer Problemschilderung, Notizen macht? Stellen Sie sich vor, er würde die ganze Zeit nur milde freundlich Lächeln oder gar mit irgendwelchen Unterlagen rumwedeln und Ihnen dann – aus heiterem Himmel, wie es scheint – irgendwas verschreiben. Hätten Sie vertrauen, fühlten Sie sich gut behandelt?

Okay, hier drei Merkmale des Top-Verkäufers:

1. Er ist ein ausgezeichneter Zuhörer;
2. Er stellt ganz schnell Rapport mit Kunden her (er schafft Vertrauen)
3. Er stellt immer den Kunden in den Mittelpunkt;

All das macht er mit einem Schachzug: Notizen machen. Anders gesagt: Sie erschlagen 3 Fliegen mit einer Klappe, wenn Sie Notizen machen. – Überzeugt? Dann geht es jetzt an das “Wie”.

Wie machen Sie Notizen?

Notizen machen ist nicht wirklich schwer. Was es braucht ist eine Methodik. Zuerst schauen wir mal hin, was Sie notieren und was nicht.

Worauf kommt es bei den Notizen an? Schreiben Sie nicht alles mit, machen Sie Stichpunkte und Halbsätze. Es kommt dabei nicht auf korrekte Grammatik an. Notieren Sie auch keine Informationen, die Sie leicht recherchieren können, wie zum Beispiel die Anzahl der Niederlassungen in Deutschland oder wie viele Jahre die Firma existiert. Die Hauptsache bleibt, dass Sie aufmerksam dem Gespräch folgen, Notizen machen Sie nebenbei. Achten Sie während des Gesprächs auf Informationen wie zum Beispiel

• Wer entscheidet über den Kauf? Der Einkäufer allein oder ein Gremium oder …?
• Wer kann über Preise entscheiden? Der Einkäufer oder sein Vorgesetzter oder …?
• Worauf legt der Einkäufer wert? Welches sind seine Auswahlkriterien – beispielsweise Qualität, Service, Verfügbarkeit oder Preis?
• Wo drückt ihn der Schuh am meisten?
• Was braucht er noch (zusätzlich)?

Das sind die Dinge, die zählen. Jetzt brauchen Sie eine Technik, mit der Sie sicherstellen, dass Sie genau das notieren, was wichtig ist. Sie müssen das, was Ihr Gegenüber sagt, filtern und verdichten.

Gute Notizen machen – Betonung auf “Gute”?

Um gute Notizen zu machen, müssen Sie lernen, einen Gedanken Ihres Gegenübers auf den Punkt zu bringen. Das heißt: Ihr Kunde braucht vielleicht 3, 4 oder gar 5 Sätze, um einen Punkt rüber zu bringen. Sie müssen diesen Punkt herausdestillieren, das wird Ihr Stichwort oder Halbsatz in Ihren Notizen.

Es gibt sicher mehr als eine Technik dafür. Mir hilft dabei eine Art stummes Kommentieren. Zum Beispiel: Mein Kunde spricht davon, dass der Markt ziemlich satt ist, dass der Vertrieb auf Granit beisst, dass seine Verkäufer nur noch abgegriffene Argumente haben .. Ich sage dann stumm zu mir selber so etwas: Ahh, er wünscht sich Unterstützung für seinen Vertrieb. 
Wenn er dann seinen Gedanken zu Ende formuliert hat und wenn eindeutig klar ist, dass es ihm um die Vertriebsunterstützung geht, dann wird das meine Notiz: Vertriebsunterstützung!. 

Wenn ich mir nicht sicher bin, dann wird mein stummer Kommentar meine Frage: “Wenn ich Sie richtig verstehe, dann wäre Ihnen geholfen, wenn wir Ihrem Vertrieb unter die Arme greifen?” Er nickt und ich notiere: Vertriebsunterstützung. Lag ich falsch, dann sagt er: “Nein, der Punkt ist …” Danach weiß ich dann auch, was ich notieren muss. Gute Notizen helfen, die Lage klar zu sehen.

Von dem Drumherum brauche ich mir nichts notieren, weil ich ja sehr gut zugehört habe und bei der Notiz “Vertriebsunterstützung”, alles sofort wieder da ist. Zumindest in diesem Gespräch und auch in den nächsten ein zwei Tagen. Wenn die Sache länger liegen bleiben wird, dann tippe ich am gleichen, spätestens am drauf folgenden Tag ein Memo, indem ich die hoch verdichteten Notizen wieder mit der zweitrangigen Info anreichere. 

Was ist noch wichtig?

Namen von wichtigen Playern, wie Wettbewerber, Kunden, Kollegen, Vorgesetzte des Kunden, müssen Sie unbedingt notieren. Dinge von denen der Kunde möchte, dass Sie sie notieren, sollten Sie auch notieren. Metaphern und Bilder die der Kunde nutzt, sollten Sie wörtlich aufschreiben. Er wird Sie viel besser verstehen und Ihnen viel lieber folgen, wenn Sie in seiner Sprache mit ihm reden (schreiben).

Sie können Ihr Blatt Papier in Zonen einteilen. Ich halte zum Beispiel die rechte obere Ecke frei für Fragen die der Kunde stellt. Damit meine ich solche Fragen, die ich nicht sofort beantworten kann, weil der Kunde sie zum Beispiel in seine Rede einflicht oder sie zwischen den Zeilen stellt. Sie können rechts oder links auch einen großen Rand lassen, dann haben Sie Raum für Anmerkungen die Sie später hinzu fügen.

Nehmen Sie eine andere Farbe für Anmerkungen, die Sie später hinzu fügen. Unterstreichen Sie, umrahmen Sie, kreisen Sie Punkte ein, verknüpfen Sie Punkte mit Pfeilen. Vergessen Sie vor allem den oft zu lesenden Hinweis, dass Sie gut leserlich schreiben sollen. Es ist egal, wie es auf Ihrem Notizenblatt nachher aussieht, Sie (und niemand sonst) müssen es lesen können – heute und morgen.

Soll oder muss es länger liegen bleiben, dann machen Sie besser ein Memo draus. 

Und warum sollten Sie das Memo, wenn Sie es schon haben, dann nicht auch dem Kunden schicken: “.. habe hier kurz für Sie zusammen gefasst, was wir gestern besprochen haben. .. Sagen Sie mir bitte Bescheid, wenn ich was wichtiges übersehen oder nicht korrekt wieder gegeben habe .. freue mich auf unser nächstes Treffen ..” Das machen nicht viele. Entsprechend beeindruckt ist Ihr Kunde. 

Was machen Sie jetzt mit Ihren guten Notizen?

Vielleicht sollte ich die Frage anders rum stellen: Was machen die guten Notizen mit Ihnen? Sie machen Sie zum noch besseren Verkäufer. Und die Sache auf den Punkt gebracht:

Notizen sind das Instrument, mit dem man sicher stellt, dass man immer über die Sachen spricht, die dem Kunden wichtig sind und wofür er auch Geld ausgeben wird.

Dabei ist dann unerheblich, ob wir dieses Gespräch direkt von Angesicht zu Angesicht, in einem Memo (Bericht) oder in einem schriftlichen Angebot führen. Gute Notizen sind Gold wert.