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Wie man e-Mails schreibt, die gelesen werden

Der Druck auf den e-Mail Posteingang ist hoch. Man spürt es selber, wie viel da Tag für Tag kommt und nach Aufmerksamkeit schreit, nicht wahr. Und wie zum Beweis, lese ich heute zum einen aus einer Studie über Werbewirkung Newsletter auf dem Vormarsch. Und zum anderen macht heute Google große PR für ein neues Google Mail Feature, das automatisch die e-Mails im Posteingang priorisiert.

Keine Frage: e-Mails sind “Treibstoff” im Geschäftsleben. Und wer will, dass seine e-Mails durchkommen – sprich: gelesen werden – der ist gut beraten, seine e-Mails für Business-e-Mail Leser zu optimieren. (Fast hätte ich gesagt “zu Werbe-Torpedos zu machen” :-)

Ich habe ja schon öfter über e-Mails optimieren geschrieben. Zum Beispiel hier, mit Schwerpunkt auf der Betreffzeile, oder auch gerade kürzlich in meinem Direktmarketing-Blog über die e-Mail Signatur.

Und heute möchte ich ein drittes, wichtiges Feld betrachten; das, was man den “Charakter” einer e-Mail nennen könnte.

Woran erkennt man den Charakter einer e-Mail?

Sie kennen das sicher: Da gibt es Texte (in Büchern, Briefen, WebSites usw.), die sieht man, und man beginnt zu lesen. Und dann gibt es andere, die sieht man und man denkt “Puuh”. Und zwar ohne dass man mehr als ein oder zwei (vielleicht hervorgehobene) Wörter und die Überschrift gelesen hätte. Ist es nicht so?

Das was da auf den Leser wirkt, ist der Charakter des Textes. Er kann offen, freundlich, einladend sein oder auch abgeriegelt, schwer zugänglich, abweisend.

Was macht eine e-Mail abweisend?

Die 3 Fehler, die in e-Mails am stärksten abweisend wirken sind:

• Langer ungegliederter Text (keine Absätze, keine Leerzeilen);
• Vernachlässigte Rechtschreibung, Satzzeichengebung;
• Fehlende Kontaktinformation (kein Name mit Funktion und Tel.-Nr.).

Eine e-Mail, die so daher kommt, wirkt auf mich genau so wie jemand, der mich im persönlichen Kontakt nicht anschaut und zutextet, während er ein Brötchen kaut. Da muss einer verdammt gute Gründe haben, damit ich mich näher mit ihm abgebe.

OK, meistens werden nicht alle Fehler gleichzeitig gemacht, und mit der ein oder anderen Schwäche muss man auch leben. Aber wäre es nicht toll, wenn all unsere geschäftlichen E-Mails sofort und genau das bewirken beim Empfänger, was wir beabsichtigen?

Ich halte mich seit Jahren (zumindest gebe ich mir Mühe :) an drei einfache Regeln, mit denen ich sehr gut gefahren bin. Ich will jetzt nicht behaupten, dass ich mit meinen E-Mails immer und sofort durchkomme und genau das bewirke was ich will. Manchmal klappt es halt nicht, so ist das Leben.

Und, falls es mal nicht klappt, dann bin ich sicher: Es hat dies vielleicht nicht gepasst oder jenes, aber an meiner E-Mail lag es auf keinen Fall. Und das ist doch schon mal was, oder nicht?

Drei einfache e-Mail Regeln, die beim Empfänger Wirkung zeigen

1. Mach Dir klar, was Du willst, und fass dich kurz!

   Bevor man zu schreiben beginnt, muss man sich klar machen, was man erreichen will mit der E-Mail. Man muss ein Ziel vor Augen haben, das man benennen kann: “Ich will, dass ..”

   Erst wenn man so einen Satz “Ich will, dass ..” hat, kann man gezielt auf das Ziel hin schreiben.

   E-Mail ist ein schnelles Kommunikationsmittel. Deshalb gilt: Fass dich kurz! Kurz gehalten bleibt unsere E-Mail zitierfähig. Unser Empfänger muss sich nicht durch einen Wust von Text (Gedanken) wühlen, sondern kann seine Antwort direkt in unseren Text hinein schreiben. Die Reaktion fällt ihm leicht.

   Pro Gedanke (max. 2-3 Sätze) ein Absatz. Leerzeilen sind gut (und kosten nix :-).




2. Denk Dir eine griffige Betreffzeile aus

   Die Betreffzeile ist der wichtigste Satz in unserer E-Mail. Aufgrund der Betreffzeile entscheidet der Empfänger (abgesehen von wenigen Ausnahmen), ob er die E-Mail liest oder nicht.

   Wir wollen, dass unser Empfänger etwas tut, sobald er unsere E-Mail gelesen hat, oder nicht? Dann investieren wir doch auch am besten Gehirnschmalz in den Betreff.

   Anstatt beispielsweise diffus “Terminänderung” können wir auch “Treffen mit Kunde A vorverlegt” schreiben. Mehr passende Information signalisiert unserem Empfänger ein Mehr an Relevanz. Die Wahrscheinlichkeit steigt, dass er liest und reagiert.

   Hier mehr zum optimalen e-Mail Betreff




3. Heb das Visier

   Spam erkennt man auch daran, dass der Absender verschleiert wird. Wir wollen mit unseren E-Mails unter gar keinen Umständen auch nur in die Nähe von Spam gerückt werden, nicht wahr?

   Und wenn ich etwas tun, reagieren soll, dann will ich wissen, wer da an mich herantritt. Ein anonymes “Ihr Support Team” hat es bei mir viel schwerer als Michael Mustermann oder Michaela Musterfrau.

   Und wenn dann noch die üblichen Kontaktdaten dabei stehen (Funktion, Tel.Nr. ..), dann habe ich einen Ansprechpartner, den ich “greifen” kann.

   Wer nicht sagt wer er ist, braucht bei mir gar nicht ankommen und was von mir wollen.
   

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Das war’s für diesmal. Bleiben Sie mit mir in Verbindung.

Ihr

Gerold Braun

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Werbung ist ja nicht gerade das, worauf alle warten, oder? Keiner sagt: Oh ein Werbebrief, den muss ich lesen. Oder schlägt jemand die Zeitung auf, und ist voller Vorfreude auf die tollen Werbeanzeigen?

Wenn man es als Werber also geschafft hat, dass ein Leser sich mit dem Mailing oder der Anzeige beschäftigt, dann sollte man ihn mit einem gewissen Respekt behandeln, wenn man ihm was verkaufen will.

Und die größte Respektloskeit ist, den Leser offensichtlich anlügen. Ich komme gleich zu einer der dümmsten, weil offensichtlichsten Lüge, die man besonders in bestimmten Werbebriefen noch oft vorgesetzt bekommt.

Vorab noch kurz zum “offensichtlich” in der Lüge. Ob ich wirklich als “bevorzugter” Kunde ein “einmaliges” Angebot bekomme, das kann ich nicht wirklich wissen. Ich kann mich geschmeichelt fühlen oder mit der Schulter zucken; ich kann es glauben oder nicht.

Und wenn es gelogen ist, so ist es nicht offensichtlich, sondern verdeckt. Ich müsste Interna wissen, um es entscheiden zu können. Und wenn Brief und Angebot ansonsten in Ordnung sind – das heißt: zu mir passend und offensichtlich gut – dann will ich auch gerne glauben, dass ich “bevorzugter” Kunde bin.

So und jetzt kommt der Killer. Wenn mir aber der Vorstandsvorsitzende eines weltweit agierenden Unternehmens, oder meinetwegen auch nur der Regional Manager Europe, in einem Werbebrief ein 500,- Euro Angebot macht mit: “Heute schreibe ich Ihnen persönlich, um Sie bevorzugt .. zu informieren.”, dann ist das billigstes Schmierentheater. Und der halbwegs wache Leser empfindet das auch so; bei dem herrscht jetzt Alarmstufe rot.

Mein Tipp: Egal für was Du wirbst – nimm’ deinen Leser ernst. Vor allem – lüg’ ihn nicht schamlos an.